업무 흐름이 확 달라지는 기획자 도구 세팅 팁 6가지
“일은 많은데 정리가 안 돼!” 그런 기획자를 위한 실전 도구 세팅 노하우, 지금 공개합니다.
안녕하세요! 실무에서 여러 프로젝트를 동시에 관리하며 수많은 협업과 마감에 치이는 IT 기획자입니다. 한때는 하루에도 몇 번씩 ‘내가 뭘 하고 있었지?’ 하며 업무에 쫓겼지만, 도구 세팅을 체계적으로 바꾼 뒤로는 일이 놀랍도록 정리되기 시작했어요.
단순한 툴 사용이 아닌 ‘기획자 맞춤형 셋업’이 핵심이었죠. 오늘은 저처럼 멀티 프로젝트에 허덕이던 분들을 위해 제가 직접 써보고 효과 봤던 실전 도구 세팅 팁 6가지를 소개할게요. 어떤 툴을 ‘어떻게’ 쓰느냐가 진짜 차이를 만듭니다!
목차
1. Notion 템플릿 커스터마이징: 내 업무에 딱 맞게
노션은 기획자의 두뇌를 그대로 디지털화한 도구라고 해도 과언이 아닙니다. 기본 제공 템플릿도 좋지만, 자신의 업무 패턴에 맞게 커스터마이징 하는 것이 핵심이에요. 예를 들어 프로젝트별 진행 상황을 Kanban 보드로 정리하고, 담당자와 일정 정보를 속성으로 연결하면 협업 효율이 확 올라가죠.
2. Figma 컴포넌트 라이브러리 정리
디자인 협업이 많은 기획자라면 피그마 컴포넌트 정리는 필수입니다. 버튼, 인풋창, 모달창 등 반복 사용되는 UI는 컴포넌트로 저장하고, 팀 라이브러리로 공유하면 수정이 필요할 때 전체 디자인을 한 번에 업데이트할 수 있어요.
| 유형 | 예시 |
|---|---|
| 공통 UI | 버튼, 입력폼, 네비게이션 |
| 페이지 구성 요소 | 카드, 리스트, 팝업 레이아웃 |
3. Slack 알림 규칙 세팅: 집중력 높이기
기획자는 다양한 부서와 실시간 소통을 해야 하다 보니 Slack 알림이 폭탄처럼 쏟아지기 쉽습니다. 그래서 워드 필터, 타임베이스드 알림, 알림 OFF 시간 등을 설정해두면 업무 집중력을 높일 수 있어요. 예를 들어 오전엔 개인 작업 시간으로 설정해 특정 채널 알림을 꺼두는 방식이죠.
- 오전 10~12시 집중 시간 → 알림 최소화 설정
- #공지, #긴급 채널은 항상 ON 유지
4. 구글 드라이브 폴더 구조: 빠른 자료 접근
자료가 흩어져 있으면 찾느라 시간 낭비가 심하죠. 저는 프로젝트명 > 연도/분기 > 기획/디자인/회의록 순으로 폴더를 구성해요. 가장 중요한 건 모든 팀원이 같은 폴더 구조를 쓰도록 세팅하는 겁니다. 이렇게 하면 어떤 자료든 몇 초 안에 찾아낼 수 있어요.
5. Jira 라벨링 전략: 업무 흐름 추적하기
Jira에서 이슈가 많아지면 라벨이 진가를 발휘합니다. 저는 기능/버그/기획/디자인/긴급 등 주제 중심 라벨과 오늘/이번주/다음분기 같은 일정 중심 라벨을 병행해요. 이렇게 하면 이슈를 쌓아두는 게 아니라 흐름으로 관리하게 됩니다.
| 라벨 분류 | 예시 라벨 |
|---|---|
| 업무 카테고리 | 기능, 기획, 디자인, QA |
| 일정 기준 | 이번주, 다음분기, 긴급 |
6. 업무 자동화 툴 연결: 시간은 줄이고 집중은 높이자
Zapier, Make, Slack Workflow Builder 같은 자동화 툴을 연동하면 반복적인 업무를 줄일 수 있어요. 예를 들어 양식 작성 → 자동 슬랙 알림 → 구글 시트 저장 과정을 자동화하면 하루에 10분씩 절약됩니다. 기획자는 창의력과 조율에 집중하고, 반복은 툴에 맡겨보세요.
- 신규 요청이 들어오면 Slack 알림 자동 전송
- QA 완료되면 자동으로 Jira 상태 변경
- 피드백 수집 → Google Sheet 정리까지 자동
도구를 늘리는 게 아니라 핵심 도구를 잘 세팅하는 게 중요해요. 나에게 맞는 구조와 알림만 설정해도 복잡함은 줄어듭니다.
Notion Template Gallery나 다양한 기획자 블로그, 유튜브 채널에서 좋은 사례들을 쉽게 찾아볼 수 있어요.
네, 긴급 채널이나 멘션 알림은 항상 켜두는 방식으로 설정하면 중요한 소식은 절대 놓치지 않아요.
팀 내 공통 규칙을 정의하고, 라벨 제안 자동완성 기능을 활용하면 라벨이 정리되기 시작합니다.
초기 설정만 조금 익히면 매우 간단해요. Zapier나 Make는 템플릿 기능도 제공해 손쉽게 시작할 수 있습니다.
툴만 잘 쓴다고 해결되진 않아요. 가장 중요한 건 ‘업무 기준’과 ‘정기 리뷰’예요. 툴은 흐름을 보조할 뿐입니다.
기획자는 단순히 문서를 만드는 사람이 아니라, 팀의 흐름을 설계하고 조율하는 조타수 같은 존재예요. 그런 기획자가 도구를 정리하면, 팀 전체의 속도와 명확성이 달라집니다. 저도 처음엔 여러 툴을 건드리기만 했는데, 세팅을 다듬고 흐름을 정리한 뒤론 퇴근 시간이 앞당겨졌어요. 여러분도 이번 글을 계기로 자신에게 맞는 툴 세팅을 고민해보세요. 효율적인 기획자가 되는 길, 복잡하지 않답니다. 같이 실전형 기획자로 성장해봐요!