“말은 했는데, 왜 다르게 알아들었을까?”
오해 없는 실무자 커뮤니케이션을 위한 5가지 팁
직장에서 실무자들과의 커뮤니케이션은 생각보다 많은 오해를 불러일으킬 수 있습니다.
"이건 분명히 전달했는데 왜 이렇게 처리했지?"
"그렇게 말한 적 없는데 왜 그렇게 이해했을까?"
이러한 상황은 결국 업무 비효율로 이어지고, 불필요한 감정 소모까지 일으킵니다.
오늘은 실무자 커뮤니케이션에서 발생할 수 있는 커뮤니케이션 오해를 줄이고,
더 원활한 협업을 위해 꼭 알아야 할 팁들을 공유드립니다.
1. 말보다는 글로 남기기
말은 흘러가지만 글은 기록으로 남습니다.
구두로 전달한 내용은 기억에 의존하게 되기 때문에 오해가 생기기 쉽습니다.
중요한 업무일수록 카카오톡, 메신저, 이메일 등 기록이 남는 형태로 소통하는 것이 좋습니다.
특히 일정, 수정사항, 파일 전달 등은 반드시 글로 정리해 실무자에게 공유하세요.
이 방식은 서로의 기억이 아닌 명확한 자료를 기반으로 협업하게 만들어줍니다.
2. ‘내가 아니라 상대가 이해하는 방식’으로 말하기
실무자는 당신의 머릿속을 들여다볼 수 없습니다.
업무를 지시하거나 요청할 때, 우리는 종종 상대방도 나와 같은 배경지식을 가지고 있다고 생각합니다.
하지만 실무자의 입장에서는 정확한 맥락이나 의도를 모르는 경우가 많습니다.
상대의 입장에서 이해하기 쉽게,
✔ 용어를 풀어서 설명하고
✔ '왜 이 업무를 하는지' 목적을 함께 설명해 주세요.
이런 업무 소통 팁은 불필요한 재작업을 줄이고 실수를 방지하는 데 큰 도움이 됩니다.
3. 업무 흐름을 공유하라
전체 그림 없이 한 조각만 보는 건 퍼즐을 맞추기 어렵습니다.
실무자에게 단편적인 업무만 전달하면, 전체 업무 맥락을 이해하지 못한 채 단순 실행에만 집중하게 됩니다.
결과적으로 업무의 질이 떨어지고, 오해도 발생하기 쉬워집니다.
프로세스 전체의 흐름과, 지금 맡긴 업무가 어떤 위치에 있는지를 알려주세요.
이런 실무자와 협업 방법은 업무 몰입도도 높이고 실수를 줄이는 데 큰 역할을 합니다.
4. 피드백은 명확하게, 그리고 긍정적으로
부정적인 피드백은 실무자의 사기를 떨어뜨릴 수 있고, 오해를 불러일으킬 수 있습니다.
예를 들어, 결과물이 기대와 다르더라도 무작정 부정하지 말고
- 무엇이 잘됐는지
- 어떤 부분을 수정해야 하는지
구체적으로 설명해 주세요.
긍정적인 비즈니스 커뮤니케이션은 관계 개선뿐만 아니라 업무 효율도 높여줍니다.
5. 끝났다고 생각할 때 다시 확인하기
"이건 됐겠지"가 가장 위험한 생각입니다.
모든 업무가 끝났다고 생각해도, 마지막 확인 과정은 필수입니다.
실무자 입장에서는 당신이 생각한 '완료'와는 다른 상태일 수 있습니다.
✔ 작업 완료 후 체크리스트를 공유하고
✔ 최종 검토를 요청하세요.
이러한 원활한 의사소통 방법은 불필요한 수정 요청을 줄이고, 서로 만족하는 결과를 만들 수 있습니다.
마무리하며: 좋은 소통이 곧 좋은 결과다
좋은 결과는 탁월한 능력이 아닌, 좋은 커뮤니케이션에서 시작됩니다.
직장에서의 실무자 커뮤니케이션은 단순한 업무 지시가 아닙니다.
상호 이해와 존중을 바탕으로 한 소통이 이루어질 때, 진짜 협업이 시작됩니다.
오늘 공유한 팁들을 하나씩 실천해 보세요.
분명히 팀 전체의 업무 퀄리티가 달라질 것입니다.