[AI입문 9편] 회의록 노동에서 탈출
– 녹음 파일 하나로 요약·결정사항·할 일까지 끝내기

서론 – 회의 끝나고 혼자 남아 키보드 두드리던 시절

항상 회의가 끝나면 꼭 이런 말이 나옵니다.

• “그럼… 오늘 회의록은 누가 정리할까요?”
• “지난 회의에서 뭐라고 했었죠?”
• “이거, 누가 언제까지 하기로 했었지?”

그리고 언제나 비슷한 사람이 조용히 자리를 잡고 앉아, 녹음도 없이 기억에 의존해 회의록을 작성하기 시작합니다.

이제는 이 패턴을 바꿀 수 있습니다.

• 회의 중에는 말하는 데 집중하고
• 끝난 뒤에는 녹음 파일만 AI에게 넘겨서 요약·정리하고
• 사람은 결과물 검토·수정과 의사결정에만 집중하는 구조

이 글에서는 회의 도중에 “메모 전담자”가 되지 않고도 “회의 녹음 → 텍스트 변환 → 요약 → 액션 아이템”까지 한 번에 가져가는 방법을 정리합니다.

📚 목차

1. 회의록을 AI에게 맡기는 전체 흐름 한 장 요약
2. 1단계: 회의 녹음 전에 꼭 준비해야 할 것들
3. 2단계: 회의 녹음 → 텍스트로 바꾸는 방법 생각하기
4. 3단계: 회의 요약용 프롬프트 – 흐름과 핵심 정리
5. 4단계: 액션 아이템·결정사항만 따로 뽑는 프롬프트
6. 5단계: 팀에 공유할 때 쓰는 회의록 포맷 예시
7. 결론 – 회의는 사람이, 정리는 AI가
8. FAQ – 회의록 자동화 관련 자주 나오는 질문

1. 회의록을 AI에게 맡기는 전체 흐름 한 장 요약

먼저 전체 그림을 간단히 그려 보겠습니다. 회의록 자동화의 기본 흐름은 이렇게 정리할 수 있습니다.

1. 회의 녹음 – 스마트폰·노트북·회의실 마이크로 음성 녹음
2. 음성을 텍스트로 변환 – STT(Speech To Text) 기능이나 전사 서비스 활용
3. AI에게 텍스트를 넣고 요약 – 회의 내용 전체 요약, 주제별 정리
4. 액션 아이템·결정사항 추출 – 담당자·마감일·우선순위까지 정리
5. 팀에 공유 – 이메일, 메신저, 노션·컨플루언스 템플릿에 붙여넣기

오늘 글은 이 5단계를 “실제로 바로 따라 할 수 있는 수준”으로 쪼개고, 그 안에서 쓸 수 있는 프롬프트 예시를 제공하는 데 초점을 둡니다.

2. 1단계: 회의 녹음 전에 꼭 준비해야 할 것들

회의를 녹음해 두면 좋다는 건 알지만, 막상 해보면 이런 문제가 생깁니다.

• 녹음 품질이 안 좋아서 텍스트 변환이 엉망
• 참여자들이 녹음 사실을 모르고 불편해함
• 누가 무엇을 이야기했는지 구분이 안 됨

그래서 녹음을 시작하기 전에 최소한 아래 다섯 가지만 챙기면 도움이 됩니다.

2-1. 녹음 가능 여부 확인 + 공지·동의

• 가장 먼저, 우리 회사/조직에서 회의 녹음이 허용되는지 (내부 규정·법적 이슈·보안 정책 등)을 확인합니다.
• 문제가 없다면, 회의 시작 전에 “오늘 회의는 회의록 작성을 위해 녹음하겠습니다”라고 참석자들에게 분명하게 알립니다.
• 민감한 주제가 있다면, 해당 부분은 녹음을 일시 중지하거나 아예 녹음하지 않기로 사전에 합의합니다.

2-2. 마이크 위치와 잡음 최소화

• 회의실 중앙, 테이블 가운데 쪽에 두기
• 에어컨 소음·창가 소음·키보드 소리 최대한 줄이기

2-3. 화자 이름을 처음에 한 번씩 말해두기

“저는 마케팅팀 김OO입니다. 오늘은 캠페인 관련 논의하겠습니다.” 정도만 있어도, 나중에 요약할 때 “누가 어떤 의견을 냈는지” 감을 잡기 쉽습니다.

2-4. 회의 목적·아젠다를 초반에 명확히 말해두기

회의 초반에 이런 말 한 줄만 들어가도 AI가 요약할 때 훨씬 깔끔해집니다.

오늘 회의 목적은 ① 다음 분기 마케팅 캠페인 방향 정리,
② 예산 범위 합의, ③ 역할 분배입니다.

2-5. 회의가 끝날 때 한 번 더 “정리 타임” 갖기

회의 마지막 5분 정도에 이렇게 정리하면, 이후 요약 품질이 눈에 띄게 올라갑니다.

오늘 회의를 정리하면,
1) 결정된 것
2) 아직 결정 안 된 것
3) 각자 해야 할 일
이 세 가지 기준으로 한 번만 짧게 정리해 보겠습니다.

3. 2단계: 회의 녹음 → 텍스트로 바꾸는 방법 생각하기

다음 단계는 녹음된 음성을 텍스트로 바꾸는 것(전사, transcription)입니다. 어떤 도구를 쓰든 기본 원리는 동일합니다.

• 스마트폰·노트북에 기본 제공되는 음성 녹음 + 전사 기능
• 회의 전용 녹음·전사 서비스
• AI 서비스에서 제공하는 음성 업로드 → 텍스트 변환 기능

여기서는 도구 이름보다 “텍스트를 AI에게 넘길 수 있다”는 전제만 잡고, 그 이후 단계인 프롬프트 설계에 집중하겠습니다.

전사가 끝났다면, 이제 긴 회의 텍스트를 복사해 AI에게 붙여넣고 아래 프롬프트들을 사용할 수 있습니다.

4. 3단계: 회의 요약용 프롬프트 – 흐름과 핵심 정리

회의 요약을 AI에게 맡길 때, 그냥

이 회의 내용을 요약해줘.

라고만 쓰면, 길고 애매한 요약이 나올 때가 많습니다. 대신, 아래처럼 형식과 기준을 같이 지정해주는 게 좋습니다.

4-1. 기본 회의 요약 프롬프트

아래에는 회의 전체 대화 내용이 텍스트로 정리되어 있습니다.
이 내용을 읽고, 회의록 초안을 작성해 주세요.

요약 기준:
1) 회의 목적
2) 논의된 주요 안건
3) 각 안건별 핵심 논의 내용

형식:
- 제목: 회의명과 날짜를 한 줄로 정리
- "1. 회의 목적" 섹션: 3줄 이내
- "2. 주요 논의 내용" 섹션: 안건별로 bullet 정리
- "3. 기타 논의 사항" 섹션: 중요도가 낮지만 기록은 필요한 내용

아래부터 회의 내용입니다.
--------------------
[여기에 전사된 회의 내용을 붙여 넣어 주세요]
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4-2. 팀장·임원에게 보내는 보고용 요약 프롬프트

상위 리더에게 공유할 버전이 따로 필요할 경우에는, 같은 텍스트로 이렇게 요청할 수 있습니다.

아래 회의 내용을 바탕으로,
팀장/임원에게 보고할 수 있는 요약본을 만들어 주세요.

조건:
- 세부 대화보다 결과/결론 위주로 정리
- 길이는 A4 반 페이지 정도
- 구조는 "배경 - 주요 논의 내용 - 결론/다음 단계" 3부분

아래부터 회의 내용입니다.
--------------------
[전사 텍스트 붙여 넣기]
--------------------

5. 4단계: 액션 아이템·결정사항만 따로 뽑는 프롬프트

회의록에서 진짜 중요한 것은 사실 “누가, 무엇을, 언제까지 할 것인가”입니다. 이 부분을 깔끔한 표나 리스트로 뽑아주면, 회의록 가치가 바로 올라갑니다.

5-1. 액션 아이템 추출 기본 프롬프트

아래 회의 내용을 읽고, 액션 아이템과 결정사항만 정리해 주세요.

요청 1) 액션 아이템(To-do) 리스트
- 형식: 표 또는 bullet
- 각 항목에 아래 정보를 포함
  · 담당자
  · 해야 할 일
  · 마감일(언급된 경우)
  · 우선순위(높음/보통/낮음 중 AI가 추정)

요청 2) 최종 결정사항 리스트
- 회의에서 최종적으로 결정된 내용을 bullet로 정리
- "무엇을", "언제부터/언제까지", "누가" 정도가 드러나도록 작성

아래부터 회의 내용입니다.
--------------------
[전사 텍스트 붙여 넣기]
--------------------

5-2. 담당자·마감일이 명확하지 않을 때 쓰는 보완 프롬프트

회의에서 담당자나 마감일이 애매하게 언급될 때도 많습니다. 이럴 때는 “추정”과 “확인이 필요한 항목”을 나눠달라고 부탁할 수 있습니다.

위 액션 아이템 중에서,

1) 담당자/마감일이 명확하게 언급된 항목
2) 담당자/마감일이 애매해서, 추가 확인이 필요한 항목

으로 나누어 다시 정리해 주세요.

2번 항목에는 "추가 확인 필요"라는 표시를 함께 남겨 주세요.

6. 5단계: 팀에 공유할 때 쓰는 회의록 포맷 예시

마지막 단계는 정리된 내용을 팀에 공유하는 것입니다. 메신저·메일·노션·컨플루언스 어디든, 포맷만 통일해 두면 관리가 훨씬 편해집니다.

6-1. 이메일/노션용 회의록 포맷 예시

[회의 제목] 2025-01-01 회의록

1. 회의 개요
- 일시: 2025-01-01 14:00~15:00
- 참석자: A, B, C
- 목적: [예: 1분기 마케팅 캠페인 방향 논의]

2. 주요 논의 내용
- 안건 1: ...
  · 내용 요약 1
  · 내용 요약 2
- 안건 2: ...
  · 내용 요약 1
  · 내용 요약 2

3. 최종 결정사항
- 결정 1: ...
- 결정 2: ...

4. 액션 아이템(To-do)
- 담당자 A
  · [할 일] / 마감: [날짜]
- 담당자 B
  · [할 일] / 마감: [날짜]

5. 추후 논의가 필요한 사항
- 항목 1: ...
- 항목 2: ...

6-2. 팀 메신저(슬랙/카톡)용 초간단 공유 포맷 예시

[오늘 회의 요약]

1) 오늘 회의 목적
- ...

2) 오늘 결정된 것
- ...

3) 오늘 나온 To-do
- A: ~ (마감: ~)
- B: ~ (마감: ~)

* 자세한 내용은 노션 회의록 링크 참고
  → [링크]

위처럼 “상세 회의록 + 요약 공유”를 분리해 두면, 회의록을 꼼꼼히 보고 싶은 사람과, 요약만 보고 싶은 사람 모두를 만족시킬 수 있습니다.

✅ 회의 녹음 & AI 회의록 자동화 실무 체크리스트

※ 보안/법무 검토를 통해 내부 회의 녹음이 허용된다는 전제에서 사용하는 체크리스트입니다.

A. 사전 정책·규정 점검

• ◻ 사내 회의 녹음·AI 활용 관련 보안·법무 정책을 한 번 더 확인했다.
• ◻ 외부 AI 서비스 사용 시 제한 사항(업로드 금지 정보 등)을 팀 내에 공유했다.
• ◻ 회의 녹음·전사본·요약본의 보관 기간·보관 위치 기준을 정해 두었다.

B. 회의 전 준비

• ◻ 회의 목적과 주요 아젠다를 한 문단 정도로 미리 적어 두었다.
• ◻ 사용할 녹음 기기/앱을 정하고, 테스트 녹음을 해 봤다.
• ◻ 파일명 규칙을 정했다. (예: [팀]_[주제]_[날짜].m4a)

C. 회의 시작·진행 중

• ◻ 회의 시작 전에 “오늘 회의는 회의록 작성을 위해 녹음하겠습니다”라고 참석자에게 알렸다.
• ◻ 처음 1~2분 안에 참석자 이름·역할을 간단히 말로 남겼다.
• ◻ 민감한 안건이 나오면 녹음 일시 중지 기준을 참여자들과 합의했다.
• ◻ 회의 마지막 5분은 “결정사항 / 미결사항 / 액션 아이템”을 구두로 한 번 정리했다.

D. 회의 후 – 전사 & 요약

• ◻ 녹음 파일을 전사 도구에 업로드해 텍스트로 변환했다.
• ◻ 전사 텍스트를 AI에 넣고, 이 글에서 소개한 “회의 요약 프롬프트”로 전체 흐름을 정리했다.
• ◻ 같은 텍스트를 기반으로 “액션 아이템·결정사항 추출 프롬프트”를 한 번 더 사용했다.

E. 공유 & 보관

• ◻ 정리된 내용은 팀에서 합의한 회의록 포맷(메일/노션/문서 등)에 맞춰 옮겼다.
• ◻ 액션 아이템은 담당자·마감일을 다시 한 번 검토해 누락된 부분을 보완했다.
• ◻ 녹음 파일·전사본은 보안 정책에 따라 적절한 위치에 저장하거나 정해진 기한 뒤 삭제하기로 했다.

결론 – 회의는 사람이, 정리는 AI가

지금까지 내용을 간단히 정리해 보면 이렇습니다.

• 회의 중에는 사람의 집중·대화·결정에 에너지를 쓰고,
• 회의 후에는 AI의 기억력·정리력을 최대한 활용하는 구조로 바꾸기.

특히 다음 세 가지 포인트만 기억하면 충분합니다.

1. 회의 녹음 전 준비: 녹음 가능 여부 확인, 동의, 마이크, 목적/아젠다, 끝나기 전 정리 타임
2. 전사된 텍스트 + 잘 설계된 프롬프트 = 회의 요약 + 액션 아이템 자동 생성
3. 팀 내에서 회의록 포맷을 통일해서, 공유·검색·회고를 쉽게 만들기

오늘 바로 해볼 수 있는 실험은 이 정도입니다.

1. 다음 회의 한 번만 녹음해 보기
2. 전사된 텍스트를 AI에게 붙여넣고, 이 글의 요약/액션 프롬프트를 그대로 써 보기
3. 팀에 공유할 때, 기존 회의록과 “AI + 편집 버전”을 비교해서 체감해 보기

한 번 이 흐름이 몸에 익기 시작하면, “회의록 때문에 야근”이라는 단어를 점점 잊어버리게 될 것이다.

FAQ – 회의록 자동화 관련 자주 나오는 질문

Q 회의를 녹음해도 괜찮을까요? 법적·회사 정책 문제는 없나요?

A 회의록을 AI로 자동화하기 전에, 가장 먼저 우리 회사/조직에서 회의 녹음이 허용되는지를 확인해야 합니다. 나라·회사·상황에 따라 기준이 다를 수 있기 때문에, 최소한 아래 세 가지는 지키는 편이 안전합니다.

• 사내 규정·법적 기준 상 회의 녹음이 가능한지 먼저 확인하기
• 회의 시작 전에 “회의록 작성을 위해 녹음한다”고 참석자들에게 분명히 알리기
• 회사 내부 정보보안·개인정보 관련 가이드라인을 확인하고 따르기

참가자가 불편함을 느끼지 않도록, 민감한 내용은 “녹음 끄고 이야기하자”는 선택지도 열어 두는 것이 좋습니다.

Q 회의 내용이 민감한데, 외부 AI 서비스에 그대로 올려도 될까요?

A 중요도에 따라 이렇게 나누는 방식을 추천합니다.

• 대외비 수준 내용: 회사에서 허용하는 내부 도구나 온프레미스 솔루션 검토
• 중간 수준: 민감한 숫자·이름·고객 정보는 마스킹 후 업로드
• 낮은 수준: 학습/연습용 회의, 사내 스터디 등은 상대적으로 부담이 적음

Q AI가 잘못 요약하거나 액션 아이템을 빠뜨리면 어떻게 하나요?

A AI 요약은 초안 초벌 작업이라고 보는 편이 좋습니다. 사람이 해야 할 일은 다음 두 가지입니다.

• 결정사항·To-do 부분은 반드시 한 번 눈으로 검토
• 애매하거나 빠진 부분은 회의 참가자와 다시 확인

그래도 “처음부터 끝까지 손으로 치는 것”에 비하면, 작업량과 집중해야 할 범위는 크게 줄어듭니다.

Q 녹음 품질이 안 좋아서 전사가 엉망이면 어떻게 해야 하나요?

A 이 경우에는 녹음 단계 품질 개선이 최우선입니다.

• 마이크 위치를 중앙으로 옮기거나, 별도 마이크 사용 검토
• 사람이 겹쳐 말하는 시간을 줄이고, 한 명씩 발언하는 룰 세우기
• 회의실 소음을 줄이는 간단한 방안(문 닫기, 불필요한 기기 끄기) 적용

전사가 조금 엉성하더라도, 회의 후 마지막 5분 정리 멘트만 제대로 녹음되어 있으면 그 부분만 따로 잘라서 AI에게 넘겨 정리하는 방법도 있습니다.