일 잘하는 IT 기획자의 회의 스킬과 문서 정리법
일 잘하는 IT 기획자의 회의 스킬과 문서 정리법
“회의는 말을 잘하는 자리가 아니라, 생각을 명확히 정리하는 자리다.”
IT 기획자들은 개발 프로세스에서 중요한 연결 고리 역할을 하기 때문에 회의를 자주 진행합니다.
개발자들과 기능을 세부적으로 조율하고, 디자이너와 화면 설계를 상세히 논의하며, 운영팀과 잠재적 이슈들을 꼼꼼히 협의하죠.
하지만 회의가 끝난 후에도 여전히 많은 팀에서 혼란스러운 상황이 발생합니다.
"우리가 뭘 하기로 했더라?", "도대체 누가 이 업무를 맡기로 했지?"와 같은 당혹스러운 질문들이 자주 나오곤 합니다.
반면 '일 잘하는 기획자'는 회의가 종료되는 순간부터 바로 명확한 정리에 들어갑니다.
이번 글에서는 IT 기획자의 실무 역량에 결정적인 차이를 만드는 회의 진행 스킬과 문서 정리 노하우를 상세히 소개하겠습니다.
목차
1. 회의 전: 안건 없는 회의는 시간 낭비
회의는 정보를 나누는 자리가 아니라, 결정을 내리는 자리입니다.
회의를 준비할 땐 반드시 다음 3가지를 정리하세요.
- 회의 목적: 결정이 필요한 사안이 무엇인가?
- 핵심 안건: 논의할 항목을 명확히 정리
- 자료 준비: 와이어프레임, 로그, KPI 등 의사결정 근거 자료
회의 초반에 “오늘 회의 목적은 ○○이고, 아래와 같은 안건이 있습니다”라고 말하는 것만으로도
회의의 집중도가 눈에 띄게 올라갑니다.
2. 회의 중: 회의록보다 중요한 건 ‘핵심 요약’
회의 중에는 모든 내용을 받아 적을 필요는 없습니다.
핵심 결정사항, 담당자, 일정만 빠르게 정리하세요.
📌 회의 중 문서 정리 팁
- 결정된 것: 무엇을 하기로 했는가?
- 누가: 담당자는 누구인가?
- 언제까지: 마감 기한은 언제인가?
그리고 이 내용을 회의가 끝나기 전에 다시 한번 구두로 확인하세요.
“정리하자면, ○○ 기능은 ○○님이 이번 주 금요일까지 와이어프레임을 업데이트하시는 거죠?”
3. 회의 후: 회의록은 문서가 아니라 ‘행동 지침서’다
회의록은 단순 요약이 아닙니다.
팀원이 실행에 옮길 수 있도록 만든 '행동 지침서'여야 합니다.
📝 실무에서 잘 쓰는 문서 양식 (예: Notion, Google Docs)
- 제목: [날짜] 회의명
- 목적: 이번 회의의 핵심 목표
- 결정사항: 핵심 3줄 요약
- Action Items: 누가, 무엇을, 언제까지
- 공유 링크: 와이어프레임, 데이터 문서, 슬라이드 등 첨부
회의록은 공유하고, 댓글 받고, 수정 가능한 형식이 가장 좋습니다.
대표적으로는 Notion이나 Google Docs가 효율적입니다.
FAQ: 기획자의 회의 스킬 관련 자주 묻는 질문
Q회의가 산으로 가는 걸 막는 방법이 있나요?
A회의 초반에 목적과 안건을 명확히 제시하고, 이탈 시 다시 그 목적을 언급하세요. “이 회의는 ○○를 결정하기 위한 자리입니다.” 같은 문장이 효과적입니다.
Q회의록을 정리할 때 시간이 너무 오래 걸려요.
A실시간으로 정리하면서 회의 끝나기 전 ‘3줄 요약’을 하고 공유하는 습관을 들이세요. 사후 정리는 간단한 리마인드만으로 끝낼 수 있습니다.
Q회의 내용이 누락되는 경우가 많아요.
A회의 중 모든 걸 받아 적기보다는, 꼭 필요한 Action Item만 뽑고, 회의 끝나기 직전에 구두로 정리해보세요. 반복적으로 회의 효율이 올라갑니다.
마무리: 일 잘하는 기획자는 회의로 증명된다
회의는 시간 낭비가 될 수도 있고,
프로젝트 속도를 2배로 끌어올리는 도구가 될 수도 있습니다.
정확하게 요약하고, 실행 가능하게 정리할 수 있다면
그 기획자는 실무에서 반드시 인정받게 되어 있습니다.
다음 글 예고: “초보 기획자를 위한 일정 관리와 협업 우선순위 설정법”