[AI입문 8편] AI를 진짜 ‘내 비서’처럼 쓰는 법 – 톤, 스타일, 상황까지 알려주는 프롬프트 설계
[AI입문 8편] AI를 진짜 ‘내 비서’처럼 쓰는 법
– 톤, 스타일, 상황까지 알려주는 프롬프트 설계
서론 – “왜 매번 똑같이 설명해야 하지?”라는 생각이 들 때
AI를 쓰다 보면 이런 순간이 자주 옵니다.
- “또 말투가 너무 딱딱하네…”
- “부모님한테 보여줄 건데, 너무 어려운 말로 써 줬네.”
- “회사 보고용이라고 몇 번을 말하는 것 같은데, 또 톤이 애매하다.”
대부분의 사람은 AI에게 이렇게만 말합니다.
이 내용 정리해줘.그런데 정작 중요한 세 가지 정보는 빼먹고 있습니다.
- 어떤 톤으로 말해야 하는지 (존댓말 / 반말 / 딱딱함 / 친근함)
- 어떤 스타일로 정리해야 하는지 (보고서 / 카톡 / 블로그 / 발표문 등)
- 어떤 상황에서, 누구에게 쓰이는 문장인지 (상대, 맥락, 목적)
이 세 가지만 잘 설명해 줘도, AI는 훨씬 “나를 이해하는 비서”처럼 움직여 줍니다.
이 글에서는 다음 내용을 정리합니다.
- 톤·스타일·상황을 프롬프트로 설명하는 기본 설계법
- 보고서용 / 카톡용 / 부모님 설명용 톤 예시
- 복붙해서 쓸 수 있는 “나만의 기본 비서 프롬프트” 템플릿
📚 목차
1. AI를 ‘비서’로 쓰려면 꼭 알려줘야 하는 세 가지
AI를 비서처럼 쓰려면, 최소한 아래 세 가지는 항상 같이 알려줘야 합니다.
- 톤(Tone) – 말투의 온도와 높낮이
- 스타일(Style) – 글의 형식·구조·길이
- 상황(Context) – 누구에게, 어떤 목적을 위해 쓰는지
예를 들어, 이렇게만 말하는 대신:
이 내용 회사에 보고할 수 있게 정리해줘.조금만 더 구체적으로 바꿔 볼 수 있습니다.
이 내용을 회사 팀장에게 보고할 수 있게 정리해 주세요.
톤:
- 공손하고 너무 공격적이지 않은 비즈니스 말투
스타일:
- 제목 1개
- 소제목 3개 이내
- 각 소제목마다 3줄 이내 요약 bullet
상황:
- 저는 IT 서비스를 기획하는 직장인입니다.
- 팀장님이 바빠서 길게 읽지 못하니, 핵심 위주로 정리해 주세요.같은 내용이라도, 이렇게 세 가지를 알려주면 결과물이 완전히 달라집니다.
2. 1단계: 톤 설정 프롬프트 – 말투부터 내 스타일로
톤은 “말투의 분위기”입니다. 몇 가지 축으로 나눠볼 수 있습니다.
- 높낮이: 반말 / 존댓말 / 격식 있는 존댓말
- 온도: 딱딱함 / 중간 / 가벼움
- 관계: 상사에게 / 동료에게 / 친구에게 / 부모님께
2-1. 기본 톤 지정 템플릿
톤(Tone) 설정:
- 말투: [예: 존댓말, 격식은 있으나 너무 딱딱하진 않게]
- 분위기: [예: 차분하지만 약간은 친근하게]
- 대상: [예: 회사 팀장 / 동료 / 친구 / 부모님 중 하나 작성]
위 조건에 맞는 말투로만 답변해 주세요.2-2. 자주 쓰는 톤 3가지 예시
실제 업무·일상에서 자주 쓰이는 톤을 세 가지로 나눠 보면 이렇게 쓸 수 있습니다.
(1) 보고서용 톤
톤:
- 격식 있는 존댓말
- 주관적인 감정 표현은 줄이고, 사실·결과 중심
- 문장은 너무 길지 않게, 단정하게 끝내기(2) 카톡 공지용 톤 (동료 대상으로)
톤:
- 존댓말이지만 조금 더 가벼운 분위기
- 이모지는 아주 가끔만 사용 (있어도 되고 없어도 되는 정도)
- 부담스럽지 않게, 읽기 쉽게 써 주세요.(3) 부모님 설명용 톤
톤:
- 부모님께 말하듯이 공손한 존댓말
- 어려운 단어 대신 쉬운 단어 위주
- 친근하고 따뜻한 느낌이 나도록 써 주세요.3. 2단계: 스타일 설정 프롬프트 – 형식과 길이를 미리 정하기
스타일은 글의 형식과 구조입니다. 같은 내용이라도 “보고서”, “카톡 한 줄”, “블로그 글”은 완전히 다릅니다.
3-1. 스타일 기본 설계 템플릿
스타일(Style) 설정:
- 형식: [예: 회사 보고서 / 카카오톡 공지 / 블로그 글 / 인스타 캡션]
- 길이: [예: 500자 내외 / A4 1장 분량 / 한 문단 / bullet 5줄]
- 구조: [예: 제목 1개 + 소제목 3개 + 각 소제목 아래 bullet 3개]
위 형식과 길이에 맞춰서 정리해 주세요.3-2. 스타일별 자주 쓰는 패턴 예시
(1) 회사 보고서 초안 스타일
스타일:
- 제목 1개
- 1장: 배경/문제 인식 (3~4문장)
- 2장: 현재 상황 요약 (bullet 3~5개)
- 3장: 제안사항/다음 단계 (bullet 3개)(2) 카카오톡 안내 스타일
스타일:
- 첫 줄: 핵심 한 줄 (★나 [공지] 같은 표시 허용)
- 두 번째 줄 이후: 3~5줄 안에서 요점만
- 마지막 줄: 문의가 필요할 때 연락 방법 1줄(3) 블로그 글 스타일
스타일:
- 서론 3~5문단
- 소제목 3~4개
- 각 소제목 아래 본문 3~6문장
- 마지막에 '오늘 내용 한 줄 요약'과 '지금 할 수 있는 작은 실천' 2~3개4. 3단계: 상황·역할 설명 프롬프트 – 누구에게, 어떤 맥락인지
마지막으로 중요한 것이 상황(Context)입니다. “누가, 누구에게, 왜”라는 정보를 알려줘야 AI가 정확히 맞출 수 있습니다.
4-1. 상황 설명 기본 템플릿
상황(Context) 설명:
- 저는 [예: IT 서비스를 기획하는 30~40대 직장인]입니다.
- 이 글을 읽을 사람은 [예: 우리 팀장님 / 개발자 동료 / 부모님]입니다.
- 목적은 [예: 현재 상황을 공유하고, 다음 단계 진행 승인을 받는 것]입니다.
- 이 사람이 가지고 있을 만한 배경지식 수준은 [예: IT 비전공, 용어는 잘 모름]입니다.4-2. 역할(Role)까지 지정하기
경우에 따라 AI에게 “너의 역할”을 지정해 주면 더 비서답게 행동합니다.
너의 역할(Role):
- 너는 [예: IT 기획자의 개인 비서]라고 가정해 주세요.
- 내 스타일과 상황을 고려해서, 내가 대신 말해야 할 내용을 정리해 주는 역할입니다.
- 너무 과한 표현은 피하고, 내가 실제로 말할 법한 수준에서만 표현해 주세요.5. 실전 예시: 보고서용 / 카톡용 / 부모님 설명용 프롬프트
이제 실제로 쓸 수 있는 예시를 세 가지 상황으로 나눠 보겠습니다.
5-1. 회사 보고서용 AI 비서 프롬프트
지금부터 너는 내 회사 업무를 돕는 '보고서 작성 비서'라고 생각해 주세요.
[원본 메모/내용]을 아래에 붙여 넣을 테니,
팀장에게 보고할 수 있는 형식으로 정리해 주세요.
톤:
- 격식 있는 존댓말
- 감정 표현은 최소화하고, 사실·결과 중심으로 작성
스타일:
- 제목 1개
- 1. 배경/목적 (3~4문장)
- 2. 현재 진행 상황 (bullet 3~5개)
- 3. 이슈/리스크 (있다면 bullet 3개 이내)
- 4. 향후 계획/요청사항 (bullet 3~4개)
상황:
- 저는 IT 서비스를 기획하는 직장인입니다.
- 이 보고는 팀장님과 실무자들이 함께 보는 문서입니다.
- 길게 읽기보다는 요점을 빠르게 파악해야 합니다.
[여기에 원본 메모를 붙여 넣어 주세요]5-2. 동료에게 보내는 카톡 공지용 프롬프트
지금부터 너는 내가 팀원들에게 보내는 카카오톡 공지문을 대신 써주는 비서라고 생각해 주세요.
아래에 정리되지 않은 메모를 붙여 넣을 테니,
팀원들이 읽기 쉬운 카톡 메시지 1개로 정리해 주세요.
톤:
- 존댓말이지만 너무 딱딱하지 않은, 동료에게 말하는 톤
- 필요하면 가볍게 이모지 1~2개 사용 가능
스타일:
- 첫 줄: 핵심을 요약한 한 줄 (예: [공지] 오늘 회의 시간 변경 안내)
- 이후 3~5줄 안에서 요점만
- 마지막 줄: 필요한 경우 답장·확인 요청 문구 1줄
상황:
- 같은 팀 동료 5~10명 정도가 단체방에서 함께 읽는 메시지입니다.
- 바쁜 와중에 읽기 때문에, 중요한 시간·장소·액션은 눈에 띄게 써 주세요.
[여기에 전달해야 할 내용을 자유롭게 적어 주세요]5-3. 부모님께 설명하는 글을 대신 써주는 비서 프롬프트
지금부터 너는 내가 부모님께 설명하는 글을 대신 써주는 비서입니다.
아래 내용을 부모님께 설명하는 글로 바꿔 주세요.
톤:
- 부모님께 말하듯 공손한 존댓말
- 따뜻하고 친근한 느낌
- 어려운 전문 용어는 최대한 쉬운 단어로 바꾸기
스타일:
- 문장은 길지 않게, 말하듯이 써 주세요.
- 어려운 내용은 예시를 들어서 설명해 주세요.
- 글 길이는 500~800자 정도면 좋겠습니다.
상황:
- 부모님은 IT/디지털 용어에 익숙하지 않습니다.
- 다만, 너무 유아틱하게 설명하지 말고 성인 기준으로 존중하는 느낌으로 써 주세요.
[여기에 부모님께 설명하고 싶은 내용을 붙여 넣어 주세요]6. 복붙해서 쓰는 ‘나만의 기본 비서 프롬프트’ 템플릿
마지막으로, 어디에나 가져다 쓸 수 있는 기본 비서 프롬프트 템플릿을 하나 정리합니다.
이 틀을 노션·메모장·문서에 저장해 두었다가, 필요할 때마다 복붙해서 쓰면 됩니다.
지금부터 너는 나의 개인 비서입니다.
1. 내 정보
- 저는 [나이/직업/역할: 예) 30~40대 IT 기획자]입니다.
- 평소 말투는 [예) 존댓말, 너무 딱딱하지 않은 톤]입니다.
2. 이번에 만들고 싶은 결과물
- 형식: [예: 회사 보고서 / 카카오톡 공지 / 블로그 글 / 부모님께 드리는 설명글 등]
- 길이: [예: 한 문단 / 500자 내외 / A4 1장 분량 등]
- 읽을 사람: [예: 팀장 / 동료 / 고객 / 부모님 / 친구 등]
- 목적: [예: 상황 공유 / 의사결정 요청 / 정보 전달 / 동기 부여 등]
3. 톤(Tone)
- 말투: [예: 격식 있는 존댓말 / 편안한 반말 등]
- 분위기: [예: 차분하게 / 약간은 가볍게 / 진지하게 등]
4. 스타일(Style)
- 구조: [예: 제목 1개 + 소제목 3개 + 각 소제목 아래 bullet 3개]
- 강조: 중요 내용은 bullet 또는 숫자 목록으로 정리해 주세요.
5. 입력할 내용
이 내용을 위 조건에 맞춰서 정리해 주세요.
[여기에 메모/원본을 붙여 넣기]처음에는 이 템플릿을 그대로 쓰고, 나중에는 “내 직업·내 말투·내 자주 쓰는 형식”에 맞게 조금씩 수정해서 진짜 나만의 전용 템플릿으로 만들면 됩니다.
결론 – 프롬프트를 계속 재사용하는 사람이 이긴다
정리하면, AI를 진짜 비서처럼 쓰려면 다음 네 가지를 기억하면 충분합니다.
- 톤 – 누가 봐도 “아, 이건 내 말투네” 싶은 수준까지 정의하기
- 스타일 – 형식·길이·구조를 미리 정해놓고 요청하기
- 상황 – 누구에게, 어떤 목적을 위해 쓰는지 항상 같이 말해주기
- 템플릿 – 잘 먹히는 프롬프트는 따로 저장해 두고 재사용하기
오늘 바로 할 수 있는 액션은 간단합니다.
- 이 글에 나온 기본 비서 프롬프트 템플릿을 통째로 복사해서
- 노션·메모장·문서 어디든 “AI 비서 기본 프롬프트”라는 이름으로 저장한 뒤
- 업무나 일상에서 한 번만 실제로 써 보는 것
여러 번 새로 고민하는 대신, “늘 쓰는 내 전용 프롬프트 세트”를 갖고 있는 사람이 결국 시간을 가장 많이 아끼게 됩니다.
FAQ – AI 비서 프롬프트에 대한 자주 묻는 질문
Q 이렇게 길게 프롬프트를 쓰는 게 번거롭지 않을까요?
A 초반에는 조금 길게 느껴질 수 있습니다. 하지만 자주 쓰는 템플릿을 만들어 두면, 매번 새로 쓰는 게 아니라 복붙 후 일부만 수정하는 방식이 됩니다. 한 번 제대로 설계해 두면, 이후에는 몇 초 만에 같은 구조를 계속 재사용할 수 있습니다.
Q 매번 “너는 내 비서야”라고 말해줘야 하나요?
A 꼭 그 문장 그대로일 필요는 없지만, 역할(Role)을 지정하는 건 도움이 됩니다. “보고서 비서”, “카톡 공지 비서”, “부모님 설명 비서”처럼 역할 이름을 붙이면, AI도 어떤 톤·형식이 필요한지 더 정확히 맞춰 주는 경향이 있습니다.
Q 톤·스타일·상황을 다 말해 줬는데도 결과가 마음에 안 들면 어떻게 하나요?
A 그럴 때 쓸 수 있는 좋은 문장은 이런 식입니다.
지금 결과를 보니, 아래 점들이 아쉽습니다.
1) [예: 표현이 너무 교과서 같아요.]
2) [예: 더 솔직한 느낌이 났으면 좋겠어요.]
3) [예: 문장이 조금 길어서 숨이 찹니다.]
위 세 가지를 고칠 수 있도록, 같은 내용을 톤과 스타일만 바꿔서 다시 작성해 주세요.“뭐가 싫은지”를 구체적으로 알려주면, 그다음부터는 점점 내 취향에 맞는 비서로 세팅되어 갑니다.