요구사항 정의서 작성 가이드

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요구사항 정의서 작성 가이드

제가 신입 기획자였을 때 요구사항 정의서 작성 요청을 받고 너무 막막하게 느껴졌습니다.

'무슨 내용을, 어디까지, 어떤 형식으로 적어야 하지?' 하는 고민이 계속 머릿속을 맴돌았습니다.

당시 프로젝트에 투입되어 신규 기능을 기획하는 업무를 맡고 있었고, 개발자와 디자이너가 모두 나만 바라보고 있는 상황이었습니다.

그때 작성한 문서가 제대로 정리되어 있지 않아서 디자인은 세 번 다시 나오고, 개발은 잘못된 방향으로 진행될 수 있는 상황이 발생하였습니다.

그 뒤로는 요구사항 정의서를 쓸 때마다 일관된 구성과 시나리오 중심 접근 방식을 따르기 시작했습니다.

이 글에서는 내가 실제 프로젝트를 하며 얻은 경험을 바탕으로, 실무에서 효과적인 요구사항 정의서를 어떻게 작성하는지 구조, 예시, 주의사항 중심으로 정리해 보겠습니다.

요구사항 정의서 작성 가이드

📌 목차

1. 실무에서 느낀 ‘요구사항 정의서’의 중요성

요구사항 정의서는 그냥 문서가 아닙니다.

저는 이 문서를 '개발자와 디자이너가 헷갈리지 않게 해주는 사용 설명서'라고 생각합니다.

제품을 만드는 모든 사람에게 이 기능은 왜 존재해야 하며, 누가, 어떻게 쓸 것인가”를 설명해주는 가이드라인입니다.

제가 일했던 프로젝트에서는 PM, PO, 운영팀, 디자이너, 개발자까지 많은 사람들이 기능에 관여했기 때문에, 이 문서를 정확하게 써놓지 않으면 의사소통 오류가 반복되곤 했습니다.

그래서 실무에서는 “무슨 기능을 만들 것인가?”보다 “왜 만들고, 누구를 위한 기능인가?”가 훨씬 더 중요했습니다.

2. 내가 쓰는 요구사항 정의서의 기본 구성

저는 정의서를 쓸 때 항상 아래 5가지 항목을 기본 골격으로 사용합니다.

실제로 이 구조로 작성하면 기획이 뚜렷해지고, 전달도 빠릅니다.

  1. 기능 이름과 요약
  2. 배경 및 문제 상황
  3. 요구사항 내용
  4. 사용자 시나리오
  5. 기대 효과

이제 각 항목을 순차적으로 간략하게 설명해 드리겠습니다.

3. 실제 작성한 예시: 자동 저장 기능

당시 회사에서 운영하던 웹에디터에서, 작성 중인 글이 브라우저 오류나 새로고침으로 자주 날아가는 문제가 있었습니다.
그때 고객센터로 들어오는 문의가 너무 많아서, ‘자동 저장 기능’을 기획하게 되었습니다.
그때 내가 쓴 정의서를 아래처럼 정리해 보았습니다.

자동 저장 기능 요구사항 정의서 (실제 프로젝트 기반)
기능 이름
  • 자동 저장 기능
기능 요약
  • 사용자가 글을 작성할 때 입력한 내용이 10초 간격으로 자동 저장됨
  • 저장된 시각이 화면 하단에 표시됨
배경 및 문제 상황
  • 사용자가 글을 다 쓰기도 전에 브라우저가 꺼지거나 새로고침되면 내용이 사라짐
  • 고객센터에 “글이 날아갔어요”라는 문의가 반복됨
  • 불만 리뷰 발생 + 이탈률 증가
요구사항 내용
  • 입력 중일 경우 10초 단위로 자동 저장
  • 기존 내용과 차이가 있을 때만 저장 실행
  • 마지막 저장 시각을 텍스트로 표시
  • 저장 데이터는 브라우저 LocalStorage에 임시 저장
사용자 시나리오
  1. 사용자가 글쓰기 화면에 진입
  2. 글을 입력하기 시작
  3. 자동 저장이 작동
  4. 화면 하단에 ‘마지막 저장 시각: 12:04:10’ 표시
  5. 갑자기 브라우저가 꺼짐
  6. 다시 들어와도 내용이 그대로 남아 있음
기대 효과
  • 글 유실로 인한 사용자 불만 해소
  • 고객센터 문의 감소 서비스에 대한 신뢰도 향상

4. 실무에서 배운 작성 팁

요구사항 정의서를 반복해서 쓰면서 내가 직접 느낀 팁을 정리하면 다음과 같습니다.

실무 기준 작성 팁 5가지
1. 기능명을 명확하게 적자
  • ‘편리한 기능’ 같은 모호한 표현은 지양. 예: ‘자동 저장 기능’, ‘카테고리 필터 기능’
2. 기술 용어보단 일상 용어로
  • 팀원 모두가 이해할 수 있는 단어 사용 (예: “저장 트리거 발생” → “10초마다 저장 작동”)
3. 시나리오를 꼭 포함하자
  • 특히 개발자와 QA는 시나리오가 없으면 기능을 제대로 이해하지 못한다
4. 기대 효과는 최대한 수치로 표현
  • 고객센터 문의 건수, 이탈률 등 수치 포함 시 설득력 상승
5. 한 기능당 한 문서로 나누자
  • 기능이 여러 개 섞인 문서는 누구도 끝까지 읽지 않는다

이 5가지 팁을 따르면 독자가 즉시 이해할 수 있는 훌륭한 문서를 만들 수 있습니다.

5. 요구사항 정의서 작성 시 주의할 점

아래 실수들은 내가 실제로 했던 실수들입니다. 반복하지 않길.

  • 한 문서에 여러 기능을 넣기
→ 나중에 어떤 내용이 어디 있는지 찾기 어려워진다

  • 설명이 너무 기술적이거나 너무 추상적이기
→ 개발자는 “어떤 조건에서 작동해야 하는지”를 정확히 알고 싶어함

  • 기획자 중심 시점으로만 작성하기
→ 항상 “사용자는 어디서, 왜, 이걸 쓰게 될까?”를 기준으로 작성해야 한다

이러한 주의사항을 지키면 누구나 쉽게 이해할 수 있는 훌륭한 요구사항 정의서를 작성할 수 있습니다.

결론. 정의서는 ‘전달력’이 전부다

요구사항 정의서는 단순한 문서가 아닙니다.

기획자는 ‘문서를 잘 쓰는 사람’이 아니라, ‘의도를 잘 전달하는 사람’이어야 합니다.

요구사항 정의서는 그 전달력을 보여주는 첫 관문입니다.

나는 이 문서를 제대로 쓰기 시작하면서부터 디자이너, 개발자와의 마찰이 줄고, 프로젝트 속도가 훨씬 빨라졌습니다.

지금 하나의 기능만 골라서 직접 정의서를 작성해보세요.

이 글의 템플릿을 활용하면 누구든지 실무에서 바로 사용할 수 있습니다.