회의 전에 ChatGPT를 쓰는 법 – 준비자료 자동화 전략
회의 전에 ChatGPT를 쓰는 법 – 준비자료 자동화 전략
📌 목차
- 회의가 두렵다면, 준비 방법을 바꿔야 합니다
- 1. 기능 요약 정리 자동화
- 2. 사용자 흐름 시나리오 도식화 준비
- 3. 경쟁 서비스 분석 요약
- 4. 회의 질문 리스트 자동 생성
- 5. 회의록 초안 자동 작성
- 회의 전에 GPT를 쓰면, 머리가 더 가볍습니다
회의가 두렵다면, 준비 방법을 바꿔야 합니다
IT 기획자로 20년 넘게 일한 저도 회의가 잡히면 걱정이 생깁니다.
IT 기획자에게 회의는 단순 보고가 아닌, 기능 설명, 사용자 흐름 설계, 경쟁사 분석 등을 명확히 전달해야 하는 핵심 업무입니다.
하지만 실무에서 회의 자료를 준비하는 데 드는 시간과 에너지는 결코 적지 않으며, 머릿속 아이디어를 문서로 정리하는 것도 만만치 않은 작업입니다.
이런 상황에서 ChatGPT를 활용하면, 단순 정리뿐 아니라 논리 구조화, 흐름 정리, 경쟁 서비스 분석 자료까지 신속하게 준비할 수 있습니다.
이번 글에서는 회의 전에 꼭 활용할 수 있는 ChatGPT 기반 자동화 전략 5가지를 소개합니다.
1. 기능 요약 정리 자동화
상황: 기능 설명을 문서화해야 하는데, 글이 길고 복잡합니다.
활용 방법:
기획서를 그대로 복사해서 다음과 같이 요청합니다.
프롬프트 예시:
“아래 기능 설명을 회의용으로 간결하게 요약해줘.
핵심 흐름과 주요 조건만 정리해줘.”
결과:
간결하고 명확한 3~5줄 요약을 제공합니다. 이 요약본은 즉시 회의 자료, 슬라이드, 이메일 등 다양한 상황에서 활용 가능합니다.
2. 사용자 흐름 시나리오 도식화 준비
상황: 말로 설명하려니 흐름이 복잡하고 듣는 사람이 이해를 못 합니다.
활용 방법:
기능 흐름을 텍스트로 간단히 설명하고 GPT에게 도식화 포맷으로 정리해달라고 합니다.
프롬프트 예시:
“아래 사용자 흐름을 순서도 형식으로 정리해줘.
중간 조건과 분기점도 표시해줘.”
결과:
피그마, Miro, 파워포인트 등 다양한 디자인 도구에서 즉시 활용 가능한 체계적인 흐름 구조를 자동으로 생성받을 수 있습니다.
3. 경쟁 서비스 분석 요약
상황: 경쟁사 조사를 해야 하는데 시간이 부족하고 핵심만 보고 싶을 때
활용 방법:
경쟁 서비스의 기능 설명, 웹 페이지 내용을 붙여넣고 요약 요청을 합니다.
프롬프트 예시:
“아래 내용을 보고 해당 서비스의 주요 기능 3가지와 특징 3가지를 정리해줘.”
결과:
기획자가 직접 시간을 들여 조사하지 않아도 즉시 활용 가능한 회의 자료용 비교 요약본을 자동으로 얻을 수 있습니다.
4. 회의 질문 리스트 자동 생성
상황: 회의를 시작했는데 무슨 질문을 해야 할지 막막할 때
활용 방법:
기획 내용을 입력하고 GPT에게 ‘검토 포인트’나 ‘예상 질문’을 요청합니다.
프롬프트 예시:
“다음 기획에 대해 회의에서 점검할 질문 5가지를 만들어줘.”
결과:
사전에 체크리스트를 준비하면 회의 중 간과할 수 있는 중요한 항목들을 효과적으로 확인할 수 있습니다.
5. 회의록 초안 자동 작성
상황: 회의는 잘했지만, 끝나고 정리할 시간이 없을 때
활용 방법:
회의 녹음이나 주요 메모를 GPT에게 전달해 요약문을 요청합니다.
프롬프트 예시:
“아래 내용을 바탕으로 회의 요약과 주요 결정 사항을 정리해줘.”
결과:
곧바로 보고서로 활용하거나 동료들과 공유할 수 있는 회의 요약문이 자동으로 만들어집니다.
회의 전에 GPT를 쓰면, 머리가 더 가볍습니다
기획자에게 있어 자신의 생각과 아이디어를 신속하고 명확하게 정리하여 팀에게 쉽게 전달하는 능력은 핵심적인 역량입니다.
그러나 매번 회의 준비를 혼자 진행하다 보면 시간에 쫓기고 실수할 위험이 높아집니다.
본 글에서 소개하는 5가지 GPT 활용 전략은 회의 준비 시간을 획기적으로 줄이고, 회의 내용의 전달력을 크게 개선해줄 것입니다.
다가오는 회의를 앞두고 있다면, 먼저 GPT의 도움을 받아보세요.
이를 통해 '회의를 위한 회의'에서 벗어나 실제 '의사결정이 이뤄지는 생산적인 회의'로 나아갈 수 있을 것입니다.